明確的職責(zé)和工作程序，是提高醫(yī)院行政效率的有效途徑。嘉興市中醫(yī)醫(yī)院的院辦工作流程實現(xiàn)了醫(yī)院院辦行政工作的規(guī)范化管理，對眾多醫(yī)院的管理規(guī)范化有著一定的借鑒意義

一、院辦工作職責(zé)
1. 在院長、副院長領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全院的文秘、行政管理和科室之間的協(xié)調(diào)工作。
2 . 安排各種行政會議，做好會議記錄，負(fù)責(zé)擬定醫(yī)院的工作計劃、總結(jié)和有關(guān)文件，并負(fù)責(zé)督促院部各項方針、政策、措施和各項決定的貫徹執(zhí)行。
3. 做好行政類文件的收發(fā)、登記、編號、傳閱、收回及保管工作，針對文件內(nèi)容，提出擬辦意見，對上級機關(guān)和有關(guān)單位的通知及時匯報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。并請示辦理意見。
4. 領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)人員做好印鑒、打字、復(fù)印、外勤、聯(lián)絡(luò)、群眾來信來訪處理、參觀及來賓的接待等工作。
5. 負(fù)責(zé)行政總值班人員的排班，主持職能科室晨會交班，安排機關(guān)科室日常工作，督辦各項行政事務(wù)，及時聽取各職能部門意見和建議。
6. 督促全院規(guī)章制度的制定、匯編與貫徹落實，組織有關(guān)人員進(jìn)行勞動紀(jì)律查崗。
7. 協(xié)助院級領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)工作，經(jīng)常與職能科室溝通。

二、醫(yī)院辦公室工作流程圖（具體見下文）

三、總值班管理

1. 院總值班由院領(lǐng)導(dǎo)、職能科室有關(guān)人員參加，負(fù)責(zé)處理非辦公時間的醫(yī)務(wù)、行政和臨時事宜，及時傳達(dá)、處理上級指示和緊急通知，簽收機密文件。院辦負(fù)責(zé)安排每周總值班人員名單，并提前告知值班人員。
2. 值班時間：每天正常上班時間以外的時間，均由總值班負(fù)責(zé)。
3. 值班期間要負(fù)責(zé)檢查夜間工作人員的工作情況。
4. 值班人員要嚴(yán)格堅守工作崗位，如巡視病房或有事離開值班室時，要及時將去向告訴電話總機值班員，以便尋找。
5. 值班期間發(fā)生的重要問題，如值班人員無力解決，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。
6. 做好值班記錄，于第二日上班后向院辦公室交班，簡要通報值班情況。
7. 值班人員有權(quán)組織人員集中力量解決臨時發(fā)生的問題，有權(quán)調(diào)用醫(yī)院機動車輛。
8. 交接班前做好室內(nèi)清潔，認(rèn)真做好固定資產(chǎn)交接班，不得有脫崗現(xiàn)象。

四、公章使用管理

（一）常規(guī)蓋章的項目由院辦主任制定，超出常規(guī)的項目由分管領(lǐng)導(dǎo)批示。

（二）醫(yī)院公章由院辦公室作為機密件專人管理，并掌握使用。使用公章（文件除外）一律登記。

（三）醫(yī)院名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等，憑院長或分管院長簽發(fā)原件加蓋公章。

（四）工作證、結(jié)業(yè)證、離退休證、職務(wù)（稱）聘書等，由主管部門統(tǒng)一辦理。

（五）以醫(yī)院名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，審計部門審計后憑主管院長批準(zhǔn)簽字后方可蓋印。

（六）因公出差、聯(lián)系業(yè)務(wù)等必須憑證明時要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可開具。

（七）院領(lǐng)導(dǎo)工作用章（私章）必須經(jīng)本人同意方可使用。

（八）私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由院辦主任批準(zhǔn)并嚴(yán)格登記手續(xù)。

（九）各科室部門公章應(yīng)安排專人保管，并制定使用辦法，嚴(yán)格審批和登記制度。

（十）凡私蓋醫(yī)院公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予扣除責(zé)任人當(dāng)月10%～20%績效工資。私蓋部門公章，由部門給予處罰，造成的一切社會責(zé)任由部門承擔(dān)。

五、檔案借閱制度（略）

六、車輛管理制度

1.醫(yī)院公務(wù)車的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)由院辦負(fù)責(zé)管理、調(diào)度，由車隊主管調(diào)派、維修、檢驗、清潔等。服務(wù)調(diào)度原則：先急后緩，重大公務(wù)優(yōu)先。

2.本醫(yī)院人員因公用車須于事前向院辦申請調(diào)派；院辦依重要性順序派車。不按規(guī)定辦理申請，不得派車。

3.每車應(yīng)設(shè)置“車輛行駛記錄表”，使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。使用后應(yīng)記載行駛里程、時間、地點、用途等。院辦每月抽查一次。發(fā)現(xiàn)記載不實、不全或未記載者應(yīng)上報人事部，做相應(yīng)的扣分處分。

4．公務(wù)車原則上僅為現(xiàn)職院領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動服務(wù)；上級領(lǐng)導(dǎo)來院用車、院部接待的專家、教授來院用車，其他特殊情況用車，可酌情調(diào)配安排。嚴(yán)禁公車私用行為。

5.服務(wù)調(diào)度程序：① 原則上，出車人須憑出車單用車。②有服務(wù)需要者，需先告知院辦室，由院辦公室據(jù)實際情況靈活安排，同時開具出車單。③院領(lǐng)導(dǎo)城區(qū)用車，特殊情況下，可直接叫車，由出車司機于出車途中電話報告辦公室，以便掌握動向；回院及時補開出車單。④長途用車，須憑出車通知單出車，原則上須提前一天通知辦公室安排。⑤使用人應(yīng)在出車通知單上簽名確認(rèn)里程及費用。⑥科室及個人用車須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，再報院辦。

七、來賓接待流程

醫(yī)院辦公室安排好醫(yī)院的來賓接待任務(wù)，有計劃、有步驟地協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門和臨床科室完成好接待任務(wù)。具體接待程序如下：

1. 確定來訪對象的身份、人數(shù)及停留時間。清楚其身份是上級單位、平級單位還是下級單位，確定接待的食、宿待遇級別，并做好聯(lián)系工作。
2. 確定來訪對象到達(dá)時間、到達(dá)地點、交通工具。
2. 將來訪對象行程目的進(jìn)行性質(zhì)分類：來訪性質(zhì)分為工作檢查、學(xué)術(shù)講座、技術(shù)指導(dǎo)、會議交流、參觀學(xué)習(xí)五類。
3. 根據(jù)來訪對象行程目的性質(zhì)確定出面接待的分管領(lǐng)導(dǎo)，列出有必要參與接待或陪同工作的職能部門和臨床科室，并提前做好與各科室的溝通、協(xié)調(diào)工作。
4. 根據(jù)來訪者時間安排制作接待《任務(wù)行程表》，以確保接待工作緊張有序進(jìn)行。
5. 把《任務(wù)行程表》告知來賓，便于來賓充分準(zhǔn)備。
6. 告知相關(guān)部門，協(xié)調(diào)做好接待工作。

八、會議管理（略）